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Régime des subventions - Ambassade des Pays-Bas, Paris

Depuis 1997, le Ministère néerlandais des Affaires étrangères et le Ministère néerlandais de l'Enseignement, de la Culture et des Sciences donnent conjointement corps à l’intensification des mesures touchant à la politique culturelle internationale. L’objectif de cette politique est de renforcer l’image culturelle des Pays-Bas à l’étranger et de promouvoir de bonnes relations réciproques dans le secteur de la culture. Outre l’enveloppe pour l’intensification des mesures prévue au Budget interministériel de la coopération internationale, des ressources supplémentaires sont accordées depuis 1999 aux postes méritant une attention particulière en la matière. L’Ambassade des Pays-Bas à Paris entre dans ce cadre; elle dispose par conséquent d’un budget annuel lui permettant notamment d’apporter un soutien financier à des projets culturels franco-néerlandais.

Budget disponible

Le budget mis à disposition de l’ambassade est fixé annuellement par le Ministère néerlandais des Affaires étrangères ; son montant peut varier d’une année sur l’autre. Une subvention n’est attribuée que dans la mesure où les ressources de l’Ambassade le permettent. Les crédits inscrits à ce budget étant limités, toutes les demandes ne pourront pas être acceptées et il ne sera pas non plus toujours possible d’accorder la totalité du montant sollicité.

Conditions et critères

  • La contribution ne peut en principe être attribuée qu’à une institution française.
  • Le projet doit contribuer au renforcement de l’image culturelle des Pays-Bas, et à la coopération culturelle entre les Pays-Bas et la France.
  • Le contenu culturel doit entrer sous l’acception de culture telle qu’elle figure dans le rapport gouvernemental sur la politique culturelle.
  • Le projet doit offrir une qualité suffisante dans le domaine artistique et celui de la production et de l’organisation.
  • L’institution locale et le partenaire néerlandais doivent être d’un niveau suffisant.
  • Le rapport entre les participations néerlandaise et française doit être raisonnable. Il doit exister une réciprocité certaine ; Les coûts d’un projet ne sauraient être pris en charge unilatéralement par les Pays-Bas.
  • Il doit exister un rapport acceptable entre les coûts et le rayonnement attendu.
  • L’apport doit être nécessaire à la réalisation du projet.
  • L’activité ne doit pas encore avoir eu lieu.

Demandes

Vous pouvez en principe déposer votre demande tout au long de l’année. Nous vous recommandons toutefois de nous en informer le plus tôt possible. La demande définitive et complète doit être déposée par courriel ou par courier postal auprès du service culturel de l’Ambassade, au plus tard deux mois avant le début du projet. Elle doit au moins contenir une spécification du projet traitant tous les points figurant ci-dessous et un plan de financement solide.

1. Spécification du projet

  • Nom complet et coordonnées du demandeur ;
  • Nom complet et coordonnées de tous les partenaires néerlandais impliqués (artistes et institutions) ;
  • Titre / nom du projet ;
  • Calendrier prévu (dates de début et de fin, programme) ;
  • Description du projet (aussi complète et détaillée que possible) ;
  • Statut actuel du projet : à quel stade en sont les préparatifs ?
  • Référence de tous les partenaires associés au projet, sur les plans financier, artistique et de la production ;
  • Situation financière du demandeur ;
  • Copies des éventuels contrats déjà conclus ;
  • Montant exact demandé;
  • Nombre de visiteurs attendu;
  • Stratégie de communication autour du projet;
  • Coordonnées bancaires / RIB;
  • Un visuel représentatif de la partie néerlandaise de l'événement (à la fois en haute et basse résolution).

2. Budget

Le budget doit être aussi complet et détaillé que possible et il doit être fondé sur les dépenses et recettes effectives. Il faut y spécifier tant les dépenses que les différents types de recettes.

3. Les demandes peuvent être adressées à :

Ambassade du Royaume des Pays-Bas
à l’attention de Madame Jeanne Wikler, Conseiller culturel
7, rue Eblé
75007 Paris
France

Tél. : +33 (0)1 40 62 33 00
Fax : +33 (0)1 40 62 34 30
E-mail : culture@amb-pays-bas.fr

Examen de la demande

La réception de votre demande est confirmée oralement ou par écrit par l’Ambassade. Dans un premier temps, votre demande est examinée par l’un des collaborateurs du service culturel, qui vérifie son exactitude, regarde si elle est complète et procède éventuellement à des recherches complémentaires. Si la demande est complète et a été déposée à temps, le projet est soumis à l’appréciation d’une commission interne. Tout pendant le traitement de la demande, vous êtes libre de prendre contact avec l’agent qui la suit ; toute information complémentaire relative au projet peut être utile.

La décision de l’Ambassade est toujours communiquée par écrit.

Si votre demande est acceptée, nous vous informons du montant maximum accordé ou des conditions selon lesquelles une provision peut être transformée en subvention. Toute subvention est assortie d’obligations, qui sont énoncées plus loin et sur la décision. L’acceptation d’une demande n’ouvre aucun droit quant à l’acceptation d’une autre demande liée aux activités concernées ou d’une demande ultérieure.

Obligations liées aux subventions

Si votre demande est acceptée, la subvention est soumise aux obligations suivantes :

1. La subvention ne peut en principe être attribuée qu’à une personne morale établie en France.

2. La subvention est destinée exclusivement à la réalisation des activités mentionnées dans la décision, et ce durant la période qui y est indiquée. Si des modifications substantielles sont apportées au calendrier ou, de quelque autre manière, sur le plan du contenu ou du financement, vous devez en aviser aussitôt l’Ambassade.
Sont considérées en tout cas comme substantielles :
- une modification du contenu, de la forme ou du concept artistique des activités que vous projetez ;
- une modification du noyau de collaborateurs, tant artistiques qu’en affaires ou pour la production, ou de leur fonction au sein des activités que vous projetez ;
- une modification de la période durant laquelle les activités ont lieu ;
- une modification du nombre de spectacles, représentations, concert, etc. ou de leur degré de répartition.
Les changements mentionnés font l’objet en principe d’une nouvelle appréciation par l’Ambassade, suite à quoi la subvention est maintenue, diminuée ou retirée.

3. Dans les huit semaines qui suivent la fin de l’activité, vous devez rendre des comptes sur la subvention, à savoir un rapport d'activités et un rapport financier, le tout de façon à permettre de vérifier si les activités ont été réalisées conformément à la convention.
Ce compte rendu comprend une indication du nombre d’activités et de leur répartition et du nombre de participants ou de visiteurs (aussi bien professionnels que grand public), ainsi qu’une évaluation du public touché et de l’appréciation du public. Il doit comporter les moyens de communication utilisés (affiches, prospectus, programmes, etc.), les critiques et autres articles de presse, un rapport de bilan où le projet est évalué et un rapport financier contenant un état des dépenses effectives et des rentrées obtenues (tout écart de 5 % ou plus par rapport au budget joint lors de la demande, qu’il ait été revu ou non, doit être expliqué).

4. Vous veillez à une bonne gestion et à une bonne administration des activités pour lesquelles la participation est accordée. L’Ambassade se réserve le droit d’ouvrir ou de faire ouvrir une enquête sur le travail effectué dans le cadre de l’activité, y compris l’administration tenue par vous en la matière. Vous devez prêter votre concours à tout agent désigné par l’Ambassade pour la réalisation de cette enquête et donner communication des pièces relatives à la subvention.

5. L’Ambassade se réserve le droit d’exiger le remboursement de tout ou partie de fonds déjà virés si vous ne respectez pas, ou pas en temps voulu, les obligations découlant de la convention, si vous utilisez les fonds dans un autre but que celui pour lequel ils ont été mis à votre disposition, ou s’il y a eu un cofinancement par des tiers, dont nos services n’ont pas été informés. Une réclamation de remboursement ne pourra être décidée qu’après avoir discuté avec vous ; suite à quoi, le décompte ou la compensation se fera sur la base des frais effectués et des engagements pris pour l’avenir dans des limites raisonnables.

6. En cas d’octroi de subvention, le demandeur autorise l’Ambassade à publier des parties du rapport de bilan, du rapport financier final et de toute autre documentation relative à la demande (y compris du matériel visuel), à les présenter de quelque autre façon ou à les multiplier, sans que le demandeur reçoive une rémunération pour cela. Une telle publication, présentation ou multiplication a pour unique objet une justification des activités de l’Ambassade.

7. Chacune des parties à la convention s’engage à ne pas proposer à des tiers un don, une gratification, une compensation ou un profit quelconques, de quelque nature que ce soit, qui pourrait être interprété comme une pratique illégale ou corrompue, et à ne pas chercher à en obtenir de tiers, ni en accepter ni s’en voir promettre, que ce soit pour elle-même ou pour quelque autre partie. Une telle pratique peut donner lieu à la résolution de tout ou partie de cette convention.

Ambassade du Royaume des Pays-Bas en France
Service culturel
Juillet 2009